Met de geautomatiseerde business intelligence tool Power BI desktop, verzamel, beheer en analyseer je bedrijfsgegevens. Alle verzamelde data wordt gebundeld in een rapportage en daarna gevisualiseerd in een overzichtelijk dashboard aan de hand van een aantal grafieken en diagrammen. Het visualiseren van data is een van de belangrijkste onderdelen van Power BI. Hierdoor hou je overzicht over grote hoeveelheden data. Ook maken de visualisatie het begrijpelijker en makkelijker te interpreteren. Op basis van deze informatie kun jij operationele en strategische beslissingen nemen en onderbouwen. Het helpt je optimalisaties door te voeren in bedrijfsprocessen en strategieën.
Klinkt allemaal geweldig, maar nog behoorlijk abstract. Daarom vertel ik je in deze blog meer over wat dashboards zijn en het maken ervan.
Een Power BI dashboard bestaat uit één pagina. Dit wordt ook wel een canvas genoemd. Hierop worden alleen de belangrijkste elementen aan de hand van visualisaties getoond. En omdat de visualisaties uit verschillende rapporten kunnen komen, zijn ze statisch. Ze kunnen niet met elkaar interacteren. Wil de lezer meer informatie, dan is dat te vinden in gerelateerde rapporten. Een belangrijk onderscheid: wat veel mensen zien als een dashboard heet in Power BI Rapporten. Deze rapporten zijn wel interactief en dynamisch en kunnen uit meerdere pagina’s bestaan.
De visualisaties op het dashboard worden tegels genoemd. Deze tegels kun je vanuit rapporten vastmaken aan een dashboard. Alle visualisaties zijn dus afkomstig uit rapporten, en elk rapport is weer gebaseerd op een dataset. Deze data kan uit één of meerdere bronnen komen. En dat kunnen interne bronnen uit de organisatie zijn of externe bronnen. Zie een dashboard als een ingang die data in één oogopslag duidelijk maakt en toegang verstrekt tot meer informatie vanuit onderliggende rapporten en data.
Een van de voordelen van Power BI is het kunnen creëren van rapporten. Deze rapporten, ook wel dashboards genoemd, maken data overzichtelijk en gemakkelijker inzichtelijk. De kunnen afkomstig zijn uit een of meer onderliggende datasets en rapporten. Het combineert on-premise gegevens en gegevens in de cloud. Dat maakt deze tool interactief. De tegel worden bijgewerkt zodra onderliggende gegevens gewijzigd worden. Waar het zich ook bevindt.
Om een Power BI Rapport te bouwen moeten doorgaans de volgende stappen worden doorlopen:
Stap 1: Bepalen van de boodschap
Stap 2: Koppelen aan een databron
Stap 3: Modelleren van de data
Stap 4: Relaties leggen tussen databronnen
Stap 5: Verrijken van de data
Stap 6: Visualiseren
Het draagt te ver om helemaal uit te schrijven hoe je een rapportage maakt, daarom behandel ik alleen een paar stappen aan de hand van een eenvoudig voorbeeld: koppelen van de databron en het visualiseren.
Om in Power BI een rapport te maken heb je data vanuit een gegevensbron nodig. Het voordeel van Power BI is dat je het aan vrijwel iedere digitale databron kunt koppelen. Denk aan Excel bestanden, tekstbestanden, eigen databases, externe bronnen en websites.
Je start in het navigatiescherm/navigatorscherm. Hier kun je de databron van je keuze aanklikken. Er verschijnt een voorbeeld van de gegevens zodat je kunt nagaan of dit inderdaad de data is waar je mee aan de slag wil. Heb je de juiste data aangeklikt dan kies je voor laden.
De data wordt nu geïmporteerd en is klaar om te gebruiken. Rechts in het beginscherm zie je nu het tabblad 'velden' met daarin de naam van de databron en kolommen (velden) uit die bron.
Je kunt nu je eerste rapport opstellen. Omdat het doel is data te visualiseren kies je voor 'Nieuwe Visual'. Op het canvas verschijnt nu een lege visualisatie. De volgende stap is het toewijzen van data aan de visualisatie door het naar de velden te slepen.
De platte data wordt nu automatisch gevisualiseerd door middel van de gekozen grafiek. Ben je tevreden, dan sla je jouw dashboard op door te kiezen voor Bestand – Opslaan als – en een logische naam.
Et voilà! Je hebt nu je eerste (basis) Power BI Rapport opgesteld.
Natuurlijk komt er bij het maken van dashboards en het interpreteren van data veel meer bij kijken. Power BI biedt ontzettend veel mogelijkheden en opties om data te koppelen, analyseren en visualiseren. Maar deze beknopte inleiding tot dashboards geeft je wel een idee van het gemak waarmee real-time data efficiënt verwerkt kan worden vanuit diverse databronnen tot een visuele weergave. Power BI maakt het veel makkelijker om waardevolle rapportages te maken. Dat scheelt niet alleen tijd, maar is ook veel minder foutgevoelig dan wanneer data handmatig verwerkt wordt. Zo hou je meer tijd om te sturen wen anticiperen op correcte en actuele data binnen jouw organisatie.
Wil je ook aan de slag met Power BI desktop, maar niet per se een expert worden? Boom Insights ontwikkelt overzichtelijke, dynamische dashboards op maat. Alle data verzamelen en structureren we voor je in een datawarehouse. We informeren en ondersteunen bedrijven in de transformatie naar een meer datagestuurde bedrijfscultuur. Helpen met het bepalen van KPI's, doelen en maken data inzichtelijk en begrijpelijk. Want de echte kracht zit in de kennis, interpretatie én toepassing van al die data. Een Power BI Consultant helpt je altijd verder dan waar je nu staat.
Daarnaast verzorgen we praktische incompany Power BI trainingen. Zodat organisaties optimaal gebruik kunnen maken van data als praktische tool om bedrijfsprocessen te optimaliseren, in te zetten actiepunten en zo de organisatie naar een hoger niveau te brengen.
Benieuwd naar de specifieke Business Intelligence mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem vrijblijvend contact op voor een informatief gesprek.
