Documenten en facturen
Inkomende facturen, pakbonnen en contracten uitlezen en in je systeem zetten. Wat er niet zeker is gaat naar een mens, de rest loopt door.
AI die het saaie werk overneemt.
De grootste winst zit zelden in iets spectaculairs. Hij zit in het klusje dat elke week terugkomt en waar niemand blij van wordt: gegevens overtikken, facturen verwerken, hetzelfde rapport opnieuw in elkaar zetten.
Voorbeeld
Inkoopfacturen
Deze maandAlle leveranciersAugustus
- Binnengekomen
- 142 +16 vs. juli
- Automatisch geboekt
- 97,9% 139 van de 142
- Naar controle
- 3 2,1% van het totaal
- Tijd bespaard
- 14 uur 6 min per factuur eerder
Binnengekomen facturen
Alles wat binnenkomt loopt dezelfde weg. Alleen wat afwijkt komt op je bureau, met de reden erbij.
| Factuur | Leverancier | Bedrag | Status |
|---|---|---|---|
| F-20261142 | Van Dijk Logistiek | € 5.823,13 | Geboekt |
| F-20261141 | Terberg Techniek | € 1.284,00 | Geboekt |
| F-20261140 | Hoekstra Groep | € 18.450,00 | Naar controle |
| F-20261139 | Nijhof Bouw | € 962,75 | Geboekt |
| F-20261138 | Meijer & Zn | € 3.401,20 | Wacht op fiat |
Uitgelezen velden
Factuur F-20261142. Achter elk veld staat hoe zeker het model is; onder de 95% gaat de factuur naar controle.
- Leverancier
- Van Dijk Logistiek B.V. 99,4%
- Factuurnr
- 2026-1142 99,8%
- Datum
- 12-08-2026 99,1%
- Bedrag excl.
- € 4.812,50 98,7%
- Btw 21%
- € 1.010,63 98,7%
- Totaal
- € 5.823,13 99,6%
- Kostenplaats
- Transport, of Magazijn 71,2%
Verwerkt 142 facturenZonder handwerk 139 van 142Gemiddeld 8 seconden per factuur
Zo ziet het eruit als facturen automatisch binnenkomen: alles wat klopt gaat door, alleen wat afwijkt komt bij jou, met de reden erbij.
Wat je krijgt.
Ik begin nooit bij het model, maar bij je werkweek. Wat kost tijd, gebeurt vaak, en volgt een vast patroon? Dat is waar AI zin heeft.
Rapportages voorbereiden
De maandrapportage die nu een dag kost: cijfers ophalen, controleren, samenvatten. Jij houdt de conclusie, de opmaak doet zichzelf.
Mail en verslagen
Lange mailwisselingen en meetingverslagen terugbrengen tot wat er besloten is en wie wat doet. Voorstellen ter goedkeuring, nooit automatisch verstuurd.
Slimme assistenten
Een chat die vragen van klanten of collega’s beantwoordt op basis van jouw eigen documenten, en doorverwijst zodra het antwoord er niet in staat.
Hoe het loopt.
Klein beginnen en meten. Werkt het niet sneller of beter, dan bouwen we het niet groter.
Stap 01
Werkscan
Een gesprek van een uur over je week. We zoeken de drie taken die het vaakst terugkomen en het meest voorspelbaar zijn.
Stap 02
Eén ding, klein
We pakken er één en bouwen de kleinste versie die echt werkt. Vaak binnen twee weken draaiend op jouw eigen gegevens.
Stap 03
Meten
Kost het minder tijd, en klopt het? Zonder dat antwoord gaat er niets naar productie en breiden we niets uit.
Stap 04
Uitbreiden of stoppen
Werkt het, dan pakken we het volgende. Werkt het niet, dan stoppen we ermee. Dat is een uitkomst, geen mislukking.
Wat het kost.
De werkscan is een vast bedrag en een vaste doorlooptijd. Wat daarna komt hangt af van wat we vinden, en dat leg ik vast in een voorstel voordat er gebouwd wordt.
- Werkscan: één gesprek plus een verslag met de drie beste kandidaten en wat ze ongeveer kosten.
- Bouwen op basis van een vaste prijs per oplossing, niet op nacalculatie.
- Draaikosten van het model zijn apart en inzichtelijk; die betaal je aan de leverancier, niet aan mij.
- Werkt het na de proef niet zoals afgesproken, dan gaat het niet naar productie.
Wat gaat dit ongeveer kosten?
Beantwoord drie vragen, dan reken ik het bereik uit op basis van vergelijkbaar werk en stuur ik het je toe.
Q.01Gaan mijn gegevens naar een AI-bedrijf?
Alleen als jij daar bewust voor kiest, en dan met een verwerkersovereenkomst en in de EU. Voor gevoelige documenten kan het ook op een model dat bij jou of bij een Europese aanbieder draait. We bespreken dit voordat er iets gebouwd wordt, niet erna.
Q.02Wat als de AI het fout doet?
Dan moet het systeem dat zelf melden. Ik bouw geen dingen die stilletjes doorgaan bij twijfel: wat niet zeker is gaat naar een mens. Bij facturen betekent dat bijvoorbeeld dat een onbekende leverancier of een afwijkend bedrag altijd langs jou komt.
Q.03Hebben we hier een IT-afdeling voor nodig?
Nee. De meeste oplossingen draaien naast je bestaande systemen en praten daarmee via een koppeling die er al is. Wat er wel moet zijn: iemand bij jullie die kan zeggen of de uitkomst klopt.