Waarom de meeste Power BI-dashboards nooit gebruikt worden
Ik heb inmiddels meer dan honderd dashboards gebouwd, en de pijnlijkste les is deze: het mooiste dashboard is vaak het dashboard dat niemand opent.
Niet omdat de techniek niet klopt. De DAX was goed, het model netjes, de kleuren op de huisstijl. Maar drie maanden later kijkt er niemand meer naar. Herkenbaar?
Het ligt bijna nooit aan de techniek
Als een dashboard doodbloedt, komt het meestal op één ding neer: er was geen vraag. Iemand vroeg "kunnen we alle data in een dashboard zetten?" in plaats van "welke beslissing wil ik elke week beter kunnen nemen?". Het eerste levert een grafiekenmuur op. Het tweede levert een tool op waar je op stuurt.
Drie patronen die ik steeds terugzie:
Geen eigenaar. Niemand is verantwoordelijk voor het dashboard, de data en de gebruikers. Een dashboard zonder eigenaar is technisch debt: het veroudert stilletjes, de cijfers gaan schuiven, en zodra iemand één fout getal ziet, is het vertrouwen weg.
Antwoord op de verkeerde vraag. "Alle data" is geen vraag. Een dashboard is een antwoord, en zonder scherpe vraag krijg je vijftig visuals waar niemand een besluit uit haalt.
Te groot begonnen. Vijftig KPI's die ongeveer kloppen zijn minder waard dan vijf die precies kloppen. Bij "ongeveer" gaat iemand het narekenen in Excel, en dan ben je het dashboard al kwijt.
Zo bouw je er wel een die gebruikt wordt
-
Begin bij de beslissing, niet bij de data. Welk besluit neem je elke week of maand, en welke drie getallen heb je daarvoor nodig? Daar begint het datamodel, niet bij "wat hebben we allemaal in het systeem".
-
Geef het een eigenaar, vanaf dag één. Spreek af wie het beheert, wie de data valideert en wie gebruikers helpt. Zonder die afspraak bouw je een mooi probleem voor later.
-
Klein en correct boven groot en aannemelijk. Lever eerst vijf KPI's die kloppen. Als daarop gestuurd wordt, breid je uit. Vertrouwen bouw je op met precisie, niet met volume.
-
Draag de kennis over. Aan het eind van een traject weet je team niet alleen wat het dashboard laat zien, maar ook hoe het in elkaar zit. Anders ben je een leverancier, geen partner, en staat het stil zodra jij weg bent.
Een voorbeeld
Bij een opdracht begon de vraag als "we willen een omzetdashboard". Toen ik doorvroeg, bleek de echte vraag: "kan ik aan het begin van de week zien of ik mijn leveranciers deze maand kan betalen?". Dat is een heel ander dashboard. Eén scherm met drie getallen: cash nu, cash dertien weken vooruit, en de week waarin het krap wordt. Dat scherm ging elke maandagochtend open. Het omzetdashboard dat ze eerst vroegen, zou dat nooit hebben gehaald.
De regel
Een dashboard is een antwoord op een vraag. Begin bij de vraag, geef het een eigenaar, en houd het klein tot het klopt. Doe je dat, dan gaat het elke week open, en dat is de enige maatstaf die telt.